Una conversación con Yulia Kobozeva, Administration and Finance Director en DotForce, en el 20º aniversario de la empresa

Detrás de los procesos más estrictos late una profunda vocación humana. Yulia nos abre las puertas de su trayectoria: desde su mentalidad forjada en la búsqueda de horizontes hasta la fórmula de confianza y solidez financiera que define el ADN de DotForce.

Yulia, dejar tu país de origen para desarrollarte profesionalmente en España exige una gran determinación, una mente sumamente estructurada y una curiosidad insaciable. Mirando hacia atrás, ¿cómo recuerdas ese reto inicial y de qué manera esa personalidad decidida te ayudó a abrirte paso con paso firme en un entorno completamente nuevo?

Debí de nacer con un pequeño defecto de fábrica: cuanto más estrechos eran los límites, más curiosidad tenía por saber qué había detrás. Crecí en la antigua Unión Soviética, donde prácticamente toda tu vida estaba predeterminada. A mí las reglas claras me gustan (me temo que todavía llevo ese pequeño hierro de mi Homo Sovieticus 😄), hacen la vida más fácil. Lo que nunca he llevado bien es que me digan qué pensar, qué decir o hasta dónde puedo llegar.

Siempre me ha gustado la perspectiva. Hasta hoy me cuesta trabajar en un despacho sin una ventana con vistas. Necesito mirar lejos de vez en cuando; supongo que es una pequeña secuela de aquella época. Cuando surgió la oportunidad de venir a España, no tardé mucho en decidirme. Empezar desde cero imponía, claro, pero la posibilidad de abrir el horizonte pesaba mucho más que el miedo. Fue una de las mejores decisiones de mi vida.

Eso sí, cuando decido hacer algo, tengo una costumbre: me gusta entender cómo funciona todo de verdad. No me basta con que algo salga bien; necesito saber por qué ha salido bien y cómo puede salir todavía mejor. Sé que a veces puedo ser un poco intensa… aunque en el fondo creo que esa obsesión por los detalles es precisamente la que acaba generando confianza.

En las distancias cortas, demuestras que tu manera de cuidar al equipo y de ganarte el respeto del sector no es a través de palabras vacías, sino de una eficiencia impecable y un estándar de trabajo altísimo. Para ti, ¿por qué la verdadera calidad humana en los negocios se demuestra ofreciendo soluciones perfectas y un compromiso real en el día a día?

Para mí la confianza se construye poco a poco, con cada decisión que tomas y con cada promesa que cumples. Y también se puede perder con un presupuesto mal preparado, un correo sin responder o una promesa incumplida. Mi trabajo está muy ligado a eso: finanzas, facturación, gastos, proveedores, recursos humanos… cosas que a veces no se ven mucho desde fuera, pero que sostienen gran parte de la relación. Si esa parte funciona bien, todo el mundo está más tranquilo. Y si funciona especialmente bien… nadie se acuerda de nosotros. En administración, curiosamente, ese suele ser el mayor cumplido. 😄

En la parte comercial participo sobre todo cuando se trata de productos o ventas más sencillas, pero intento aplicar el mismo criterio: no ofrecer algo solo por vender. Me gusta que el cliente sienta que puede confiar en lo que le decimos. Y reconozco que tengo cierta debilidad por las empresas pequeñas. El trato suele ser más cercano, más humano, y da mucha satisfacción ver que realmente les has ayudado. Con el equipo intento hacer exactamente lo mismo. Me gusta que la gente venga a trabajar a gusto, por el ambiente y por la comodidad física. Se puede ser exigente y, al mismo tiempo, cuidar de las personas. Creo que una cosa refuerza a la otra. Al final, esa forma de trabajar acaba llegando al cliente en los pequeños detalles.

Eres originaria de Rusia, hablas varios idiomas y has hecho de España tu hogar profesional. Para alguien que no tiene el español como lengua materna, no solo lo dominas con maestría, sino que eres tan estudiosa y perfeccionista que tienes el talento y la audacia de matizar expresiones y ayudarnos a reacomodar frases para llegar al mejor resultado posible. ¿Cómo influye esa mente analítica y esa sensibilidad por el lenguaje a la hora de negociar y entender los diferentes puntos de vista en el mercado tecnológico?

España no solo se convirtió en mi hogar profesional, sino en mi hogar. Y cuando uno siente que un lugar es su casa, intenta cuidarlo. Muchas gracias por el piropo sobre mi español. La verdad es que me hace mucha ilusión. Para mí esforzarme por hablar bien español no tiene tanto que ver con la perfección como con el respeto. Es mi forma de decir: «Este es mi país, esta es mi gente y quiero comunicarme con vosotros de la mejor manera posible». Eso sí, hay una batalla que creo que nunca voy a ganar: los artículos. En ruso no existen, así que mi cerebro sigue convencido de que «el» y «la» son un adorno opcional. 😄

¿Y todo esto para qué sirve en los negocios? Pues el diablo está en los detalles. Una palabra puede cambiar completamente el tono de una conversación. Un matiz puede evitar un malentendido. Y una frase bien construida puede transmitir exactamente la intención que tienes. Eso facilita las negociaciones y ayuda a generar confianza. Cuando haces el esfuerzo de expresarte con claridad también dices: «Quiero que entiendas exactamente lo que pienso». Para mí esa transparencia es una forma de respeto. Y, para terminar, tengo una mala costumbre: siempre pienso que casi cualquier frase se puede mejorar un poco. Mis compañeros ya lo saben y, aunque a veces me miran con resignación, luego reconocen que esos pequeños matices suelen marcar la diferencia. 😄

Esa minuciosidad con las palabras demuestra que no te conformas con lo superficial, sino que buscas la máxima precisión en la comunicación. ¿Crees que esa estructura mental te ayuda a diagnosticar mejor las necesidades de los proyectos y a optimizar la gestión diaria?

No exactamente. Esa parte corresponde sobre todo a nuestros equipos comerciales y técnicos. Mi trabajo es convertir un objetivo en un proceso eficiente.

Me duele malgastar recursos. No me asusta hacer una inversión importante si estoy convencida de que va a aportar valor a la empresa o ahorrar tiempo al equipo. Lo que me cuesta aceptar es gastar recursos sin un propósito claro. Creo que muchas ineficiencias aparecen porque tenemos demasiada prisa por empezar a trabajar y muy poca por definir bien el objetivo. Una vez tienes claro cuál es, todo lo demás empieza a ordenarse. Mi cabeza tiene cierta tendencia a convertir cualquier problema en un diagrama de flujo. 😄 Al final, optimizar no consiste en hacer más cosas. Consiste en hacer las cosas necesarias, en el orden adecuado y con los recursos justos.

Cuentas ya con una larga y exitosa trayectoria en DotForce, donde ejerces un rol clave de coliderazgo. En un sector tan competitivo como la ciberseguridad, ¿cómo se complementa esa visión compartida en la dirección para guiar la empresa con paso firme y, sobre todo, para potenciar el trabajo con el canal de distribución, que es la gran prioridad de vuestra actividad?

Creo que Zane y yo nos complementamos muy bien. Él tiene una capacidad extraordinaria para detectar oportunidades, imaginar hacia dónde va el mercado y abrir caminos nuevos. Yo, casi automáticamente, me hago la siguiente pregunta: «Muy bien… ¿y cómo lo hacemos?».

Mi papel consiste en comprobar si tenemos los recursos necesarios para alcanzar ese objetivo, valorar los riesgos y encontrar la forma más eficiente de hacerlo desde el punto de vista financiero y operativo. Digamos que él suele mirar al horizonte y yo voy comprobando que el depósito esté lleno antes de arrancar. 😄 Creo que ese equilibrio entre visión y ejecución ha sido una de las claves del crecimiento de DotForce durante todos estos años y también una garantía de confianza para nuestro canal y nuestros fabricantes.

En tu gestión diaria te toca hacer de puente entre grandes proveedores tecnológicos internacionales y el canal local in España. ¿Cuál es tu estrategia para transformar esas relaciones comerciales abstractas en un vínculo real, cercano y de mutua confianza con los partners, donde la palabra dada se cumple siempre con la máxima eficiencia?

Creo que la confianza nace cuando consigues reducir la incertidumbre. Tanto el fabricante como el cliente necesitan saber qué está pasando en cada momento. Aunque no siempre tenga una respuesta inmediata, intento que nunca les falte información. De hecho, creo que un «todavía no lo sé, pero lo voy a averiguar» genera mucha más confianza que una respuesta improvisada. Y si prometo que voy a dar una respuesta, procuro cumplirlo.

También intento no dar nunca nada por supuesto. Muchas veces un cliente sabe cuál es su necesidad, pero no necesariamente cuál es la mejor solución. Por eso prefiero hacer un par de preguntas más antes que responder demasiado deprisa. Y siempre que es posible, presentar distintas opciones explicando con honestidad las ventajas y los inconvenientes. Esa forma de trabajar forma parte del ADN de DotForce: ayudar al cliente a elegir la opción que mejor se adapta a sus necesidades, no la que más nos conviene vender. Prefiero pecar por informar demasiado que por informar demasiado poco. Al final, la confianza no se crea cuando todo va bien; se crea, sobre todo, cuando surge un problema y la otra persona sabe que no la vas a dejar sola.

Pasando al plano estratégico, DotForce destaca por su sólida posición financiera solidez financiera en el mercado. Lejos de ser un dato puramente contable, desde tu perspectiva de gestión, ¿cómo se traduce esa solvencia en la tranquilidad de vuestros partners y proveedores, sabiendo que cuentan con un vínculo fuerte que nunca los dejará desamparados ante los vaivenes del mercado?

Para mí, la mejor prueba de la solidez de una empresa no es un balance financiero, sino que sus proveedores y fabricantes nunca tengan que preocuparse de si van a cobrar. En DotForce nos sentimos especialmente orgullosos de cumplir nuestros compromisos de pago. Parece algo muy básico, pero creo que dice mucho de una empresa. Muchas veces se habla de relaciones a largo plazo, y para mí empiezan por algo tan sencillo como cumplir la palabra dada. Si una factura vence el día 30, nuestro objetivo es que el proveedor cobre el día 30.

A veces olvidamos que detrás de un fabricante o de un proveedor también hay personas, equipos y familias que dependen de que las cosas funcionen. Nosotros intentamos no formar parte de sus preocupaciones, sino de su tranquilidad. Reconozco que ver una factura pendiente más allá de su vencimiento no me deja dormir especialmente bien. 😄 Pero creo que esa «manía» también dice mucho de nuestra forma de entender el negocio. Me gusta pensar que nuestros fabricantes pueden dormir tranquilos sabiendo que DotForce cumple su palabra. Al final, la confianza también se construye pagando.

Hoy en día se analiza mucho la seguridad en la cadena de suministro. Mirándolo desde el lado positivo y de la fortaleza, ¿de qué manera la robustez operativa y económica de DotForce actúa como un escudo que impulsa, estabiliza y hace crecer a todo vuestro canal de distribución en España?

Creo que lo más importante es transmitir al canal una sensación de continuidad. Que sepan que año tras año podrán volver a DotForce y seguiremos aquí: dispuestos a apoyarles, a ayudarles a encontrar la mejor solución y a acompañarles cuando tengan que resolver una incidencia o una necesidad relacionada con la ciberseguridad.

Pero seguir aquí no significa quedarse igual. El mercado de la ciberseguridad evoluciona a una velocidad enorme y nosotros evolucionamos con él. Buscamos continuamente las tecnologías más punteras del mundo para ponerlas al alcance del mercado español y ayudar a nuestros partners a responder a nuevos retos. Después de 20 años, seguimos haciendo lo mismo que el primer día: buscar las mejores soluciones para nuestros clientes. La diferencia es que esas soluciones hoy son mucho más avanzadas que hace dos décadas. Creo que esa combinación es uno de los mayores valores de DotForce: somos una empresa sólida y estable, pero al mismo tiempo inquieta, curiosa y con ganas de seguir aprendiendo.

Para terminar, Yulia, tras tantos años construyendo esta historia de éxito basada en la seriedad y el trabajo bien hecho, ¿qué significa para ti, bajo tu visión de liderazgo, asegurar una «relación duradera» con el canal en este mercado tan cambiante?

Para mí, una relación duradera no se consigue porque un cliente te compre una vez. Se consigue porque, cuando vuelve a necesitar ayuda, piensa en ti antes que en nadie. Y eso no se logra con una gran acción puntual, sino ganándose esa confianza todos los días.

Las relaciones no se heredan; se construyen. Y se construyen igual que hemos ido comentando a lo largo de esta entrevista: cumpliendo la palabra dada, comunicando con transparencia, cuidando los pequeños detalles y tratando a las personas con respeto. Si dentro de otros veinte años nuestros partners siguen diciendo «vamos a llamar a DotForce, ellos nos ayudarán», sentiré que hemos hecho bien nuestro trabajo. Para mí, ese será siempre el mejor indicador del éxito. Lo que espero que nunca cambie es nuestra forma de trabajar y de tratar a las personas. Creo que esos valores son los que hacen que una relación profesional pueda durar muchos años.